Mistä Taloushallintoliiton, Finanssialan Keskusliiton ja Leppävaaran laskennan kestävän kehityksen sitoumuksessa on kyse?
Taloushallintoliitto (TAL) ja Finanssiala (FA) julkaisivat keväällä 2015 kestävän kehityksen yhteiskuntasitoumuksen ympäristöministeriön sivuilla. Sitoumuksessa on mukana myös auktorisoitu tilitoimisto Leppävaaran Laskenta Oy. Sitoumuksen tavoitteena on edistää verkkolaskun, tiliotteen ja korttiostojen kuittitietojen rakenteisen tietosisällön hyödyntämistä taloushallinnon järjestelmissä. Pyrimme osoittamaan sähköistämisen hyödyt yhteiskunnalle, yritykselle ja kuluttajalle sekä osoittamaan erilaisin mittarein, kuinka paljon työtä voidaan vähentää ja toiminnasta aiheutuvaa hiilijalanjälkeä pienentää, jos taloushallinnossa voitaisiin työskennellä hyödyntäen entistä enemmän rakenteista ja digitaalista tietoa sekä sähköisiä järjestelmiä.
Miten kestävän kehityksen sitoumuksen tavoitteita seurataan?
Sitoumuksen tavoitteena on edistää taloushallinnon järjestelmien tehostamista sekä hyödyntämistä taloushallinnossa. Tähän pyritään osoittamalla erilaisin mittarein, kuinka paljon työtä voidaan vähentää ja toiminnasta aiheutuvaa hiilijalanjälkeä pienentää, jos taloushallinnossa voitaisiin työskennellä hyödyntäen entistä enemmän rakenteista digitaalista tietoa ja sähköisiä järjestelmiä. Mittareina toimivat toiminnan muutoksen myötä vähentyneet hiilidioksidipäästöt sekä rakenteisessa muodossa olevien laskujen ja kuittien osuus kaikista laskuista ja kuiteista.
Sitoumuksen 1. vaihe: Selvitys taloushallinnon automatisoinnin ilmastovaikutuksista
Mitä kestävän kehityksen sitoumuksen ensimmäinen vaihe piti sisällään?
Tehtiin selvitys taloushallinnon automatisoinnin ilmastovaikutuksista ja laskettiin hiilijalanjälki.
Ensimmäisessä vaiheessa kuvattiin:
- Tiliotetapahtumien ja verkkolaskun tietosisältöjen automaattinen kirjaaminen kirjanpitoon
- Korttioston kuittitietojen käsittelyprosessi tilitoimistossa
- Arvonlisäveron kausiraportin muodostus tilitoimistossa
Samalla laskettiin nykyprosessissa käytettävä työaika, ja verrattiin automaation mahdollistamaan hyötyyn.
Miten ilmastovaikutus laskettiin?
Selvityksessä yritysten taloushallinnon hiilijalanjälki laskettiin kahdesta osasta: Yrityksessä tehtävästä työstä (esim. laskujen ja kuittien käsittely) sekä tilitoimistossa tehtävästä työstä ja siellä käsiteltävistä dokumenteista. Lisäksi selvitykseen otettiin mukaan ALV-kuukausiraportin
muodostamiseen käytettävä aika. Auktorisoitu tilitoimisto Leppävaaran Laskenta osallistui työhön mahdollistamalla kirjanpidon työnkulkujen havainnoinnin omissa tiloissaan.
Miten taloushallinnon tiedonkäsittelyn automatisoiminen vaikuttaa yrityksen ilmastovaikutuksiin?
Selvityksen mukaan paperilla tehty taloushallinto vie yhden hengen yrityksessä viisi tuntia kuukaudessa. Automatisoituna aikaa menisi vain puolitoista tuntia. Vastaavasti astetta suuremmassa yrityksessä säästö olisi yli 20 tuntia kuukaudessa.
Vuosittain Suomessa yritykset toimittavat 3,7 miljoonaa alv-raporttia, joista paperilla noin 500 000. Jos alv-raportointi saadaan yrityksissä täysin automatisoitua, säästyy vuositasolla Suomessa työtä arviolta 250–300 henkilötyövuotta. Hiilijalanjäljen pienentyminen on suuruusluokaltaan muutama tuhat Co2e-tonnia.
Kaikkiaan selvityksessä osoitetaan, että yrityskoosta riippumatta taloushallinnon tiedonkäsittelyn automatisoinnin voidaan odottaa tuovan säästöä yrityksen taloushallinnon ilmastovaikutuksiin 80–90 prosenttia. Siten jo mikro-ja pienyritysten taloushallinnon automatisoinnista syntyvien hyötyjen ja hiilijalanjäljen pienentymisen vaikutus on Suomeen skaalattuna merkittävä.
Sitoumuksen 2. vaihe: eKuittikuvaus ja eKuitti-pilotti
Mitä kestävän kehityksen sitoumuksen toinen vaihe pitää sisällään?
Kestävän kehityksen sitoumuksessa nousi vahvasti esille kuittitietojen manuaalinen käsittely. Kuittitietojen syöttäminen manuaalisesti maksaa yrityksille 5-7 euroa/kappale. Sitoumuksen toisessa vaiheessa kuvattiin sähköinen, rakenteinen eKuitti, sekä toteutettiin ensimmäinen eKuitti-pilotti.
Miten eKuitti-pilotti toteutettiin?
TALTIO-hankkeessa laadittiin standardi eKuitille, joka perustuu Finvoice-verkkolaskustandardiin. Tämä mahdollistaa eKuittien vastaanoton taloushallinnon järjestelmissä ilman lisäinvestointeja. Kuvaus on saatavilla täältä.
Pilotissa testattiin eKuitin välitys ostohetkestä maksajan taloushallintoon käyttämällä samaa verkkolaskujen välityskanavaa kuin verkkolaskuissa.
Testi onnistui hienosti ja siitä tehtiin video.
Mitkä ovat sitoumuksen toisen vaiheen tavoitteet?
Tavoitteena on saada eKuittitietojen välitys käyntiin sitoumuksen voimassaollessa. Tavoitteena on, että 25 % yritysten välisistä kuiteista ovat rakenteisia eKuitteja 18.1.2020 mennessä. Saamme jatkossa myös tilastotiedot Valtiokonttorin vastaanottamista eKuiteista, jotta voimme seurata eKuitin käyttöönoton edistymistä.
Sitoumuksen 3. Vaihe: Verkkolaskun tietosisällön parantaminen
Mitä sitoumuksen 3. vaihe pitää sisällään?
Kolmannessa vaiheessa tavoitteena on parantaa verkkolaskujen tietosisältöä, jotta voisimme saavuttaa sen automaatiotason, jolla hiilijalanjälkitavoitteet on saavutettavissa. Verkkolaskutus on yleistynyt, mutta verkkolaskujen käsittely automaattisesti ei onnistu, jos verkkolaskun tietosisältö on puutteellista tai tiedot ovat väärissä kentissä.
Miten sitoumuksen kolmannen vaiheen toteutumista seurataan ja mikä sen tavoite on?
Tavoitetta seurataan Valtiokonttorin ostolaskujen automaatioasteella, HAMA-hankkeessa. Tavoite on, että valtiohallintoon tulevista verkkolaskuista voidaan automaattisesti käsitellä 89 % vuoteen 2020 mennessä
Taustakysymyksiä
Mitä hyötyä on eKuitista?
TALTIO hankkeen eKuitti-työpaketin tavoitteena on kuittien toimittaminen rakenteisessa ja tietokoneen ymmärtämässä muodossa kuitinantojärjestelmästä yritysten, yhteisöjen tai julkishallinnon talousjärjestelmiin. Tällöin voidaan saavuttaa seuraavat hyödyt:
Yritykset, yhteisöt ja julkishallinto:
- Yhteisesti sovittu formaatti helpottaa eKuitin käyttöönottoa.
- Kuittien tietoja ei tarvitse manuaalisesti tallentaa talousjärjestelmiin.
- Saavutetaan vuosittainen tallennustyön säästö 600 – 800 milj. euroa, joka muodostuu 140 milj. luotto- tai pankkikortilla tapahtuneiden ostojen kuittien tallentamisesta.
- Voidaan automatisoida kuittien käsittely eri järjestelmissä. Käteiskuittien kustannussäästöä ei ole voitu arvioida, koska käteiskuittien lukumäärä ei ole tiedossa.
- Talousjärjestelmiin saadaan nykyistä laajempi tietosisältö, kun järjestelmiin saadaan rakeisessa muodossa myös kuittien rivitiedot.
- Laajempi kuittitiedon sisältö mahdollistaa myös osto ja kuluhankintojen sisältötiedon paremman ja automaattisen raportoinnin.
- Rakenteinen kuittitieto mahdollistaa myös kuittipalveluyritysten tulon markkinoille tarjoamaan yrityksille tarkempaa tietoa heidän asiakaskunnastaan.
- Rakenteinen kuitti mahdollistaa myös tuotteiden myyjille kohdennetun tuotteiden takaisinkutsun, kun tiedetään kenelle kuluttajalle mahdollisesti epäkelpo tai vaarallinen tuote on myyty.
- Kuitinantajaorganisaatiot säästävät tulevaisuudessa kuittikirjoitin- ja materiaali- kustannuksia.
Kuluttajat:
- Kuluttaja voi saada rakenteisen kuitin sähköisessä muodossa mobiiliin sovellukseen tai palveluntarjoajan muuhun sovellukseen, tallannettavaksi tai edelleen toimitettavaksi kuluttajan kuittipalveluyritykselle.
- Kuluttaja voi saada myös takuukuitit sähköisessä ja/tai kuvamuodossa. Kuluttajan on helppo tallettaa ne sähköisessä muodossa ja löytää tarvittaessa.
- Uskomme, että markkinalähtöisesti muodostuu myös kuluttajapuolelle kuittipalveluja tuottavia yrityksiä esim. Kuluttajan oman talouden hallintaan.
- Ei pakota kuluttajaa siirtymään sähköiseen palveluun, vaan heillä saavat jatkossakin kuitin ostoksistaan.
- Näkövammaisille mahdollisuus kuittitietojen tarkistukseen heti ostoksen yhteydessä.
Millainen on eKuitti-markkina?
TALTIO-hankkeessa keskitytään Suomen kuittimarkkinaan. Pelkästään luotto- tai pankkikorttiostoista syntyy Suomessa 140 miljoonaa kuittia vuodessa.
TALTIO-hankkeen osana todettiin, että yritysten suurin manuaalisen työn osuus tulee paperikuittien manuaalityöstä. Taloushallinnon työn automatisointi onnistuu vain, jos eKuitti saadaan rakenteisessa muodossa kaikilta kuitinantajilta ostajan haluamaan sovellukseen.
Sähköisiä kuitteja antavat jo nyt yksittäiset yritykset omille kanta-asiakkailleen (esimerkiksi Arkeo, ST1, S-Ryhmä, Motonet, Taksi Helsinki). Näissä ratkaisuissa voidaan saada kuittikuva esimerkiksi mobiiliin sovellukseen (Appiin). Kanta-asiakuudesta riippumattomia palveluja on myös markkinoilla kuten esim. iZettle. Siinä kuluttaja kertoo sähköpostiosoitteensa ensimmäisen oston yhteydessä. iZettle palvelussa mukana olevat kaupat toimittavat kuitti sitten kuluttajan antamaan sähköpostiin.
Mikä on TALTIO-hanke?
TALTIO-hankkeen tavoitteena on saada taloushallinnon informaatio täysin rakenteiseksi ja digitalliseksi niin, että taloustietoa ei liikkuisi enää paperisena tai pdf-muotoisena. Näin ollen taloushallinnossa päästäisiin eroon manuaalisesta tallennustyöstä ja saisimme käyttöömme parempia taloushallinnon järjestelmiä.
Mitä TALTIO-hankkeessa tehdään?
TALTIO-hankkeessa:
- Luodaan yhtenäinen TALTIO-standardi
- Mallinnetaan yritysten taloustietojen ekosysteemi ja kuvataan pk-yritysten talouden hallinta TALTIO-standardin mukaisena tietovarastoratkaisuna
- Toteutetaan TALTIO-standardin mukaisia integraatioita taloushallintojärjestelmien ja ohjelmistojen välille
- Edistetään tilitoimistojen mahdollisuuksia tuottaa uutta liiketoimintaa rakenteisen tiedon hyödyntämisen avulla
Lisätietoja
Finanssiala ry
- Kehityspäällikkö Pirjo Ilola, pirjo.ilola@finanssiala.fi
- Viestintäpäällikkö Kristiina Siikala, kristiina.siikala@finanssiala.fi
Taloushallintoliitto
- Toimitusjohtaja Antti Soro, antti.soro@taloushallintoliitto.fi
- Tiedotus- ja julkaisuvastaava Riikka Hirsimäki, Riikka.hirsimaki@taloushallintoliitto.fi