Verkkolaskujen, tiliotteiden ja korttiostosten kuittien tiedot on saatava yhdenmukaiseen muotoon. Sen jälkeen suuri osa yritysten taloushallinnosta sujuu reaaliaikaisesti ja automaattisesti. Finanssialan Keskusliitto (FK) on lähtenyt mukaan kestävän kehityksen talkoisiin yhteistyökumppaniensa Taloushallintoliiton ja tilitoimisto Leppävaaran Laskenta Oy:n kanssa. FK:n kestävän kehityksen yhteiskuntasitoumus on tänään julkaistu ympäristöministeriön sivuilla.
”Kestävän kehityksen yhteiskuntasitoumus sopii hyvin finanssialan digiagendaan. Finanssiala on uranuurtaja sähköisten palvelujen edistämisessä ja haluamme olla jatkossakin yhteistyökumppanina edistämässä ja toteuttamassa kansallista tietoyhteiskuntastrategiaa valtion ja eri toimialojen kanssa”, Kauppi jatkaa.
Kaikki tehot irti rakenteisesta tiedosta
Verkkolaskut, tiliotteet ja kuitit sisältävät jo nyt lähes kaiken tarvittavan tiedon. Suuri osa tiedosta täytyy kuitenkin syöttää taloushallinnon järjestelmiin käsin.
”Käteiskuittien käsittelyyn – skannaamiseen, naputteluun koneelle, kopiointiin ja arkistointiin – menee vuositasolla Suomessa nykyisin satoja henkilötyövuosia. Tätä työpanosta tarvitaan tulevaisuudessa hyödyllisempään käyttöön esimerkiksi asiakasyritysten neuvontaan”, toteaa Taloushallintoliiton puheenjohtaja Vuokko Mäkinen.
Sähköisessä tiliotteessa ja tositteessa tiedon rakenne on olennainen. Päivämäärien, summien, erittelyjen, ostopaikkojen ja muiden tietojen tulee olla määritellyllä paikalla, jotta toinen järjestelmä tunnistaa, mistä tiedosta milloinkin on kyse.
Jos tietoja ei ole jäsennetty, vastaanottava järjestelmä ei osaa erotella tietoja kokonaisuudesta esim. kirjanpidon tarpeita varten. Osa tiedoista, esim. kuiteilla olevat tiedot, eivät usein välity sähköisesti lainkaan, vaan yksittäiset korttimaksutapahtumat on naputeltava käsin kirjanpitoon.
”Jos tiedon rakenne on lähettävässä ja vastaanottavassa järjestelmässä sama, kirjautuvat esimerkiksi eri arvonlisäverokantoihin kuuluvat ostot suoraan oikeaan kohtaan, samoin päivämäärät, ostopaikat ja jopa kirjanpidon kustannuspaikat”, toteaa kehityspäällikkö Pirjo Ilola Finanssialan Keskusliitosta.
Taloustiedot reaaliaikaisesti yritykselle
Kun rakenne on sama laskuissa, kuiteissa ja tiliotteissa ja tieto siirtyy sähköisessä muodossa, pystyy taloushallinto-ohjelma tuottamaan näistä automaattisesti ja lähes viiveettä esimerkiksi verottajan tarvitsemat kausi-ilmoitukset ja yrittäjän tarvitsemat raportit. Vuokko Mäkinen ja hallituksen puheenjohtaja Tuomas Tahvanainen tilitoimisto Leppävaaran Laskennasta tuovat esille pienyritysten näkökulman.
“Yrittäjille Finanssialan Keskusliiton aloite sitoumuksen teosta on odotettu edistysaskel. Kun järjestelmät keskustelevat keskenään ja laskujen, käteiskuittien ja tiliotteiden sisältö ovat kaikki rakenteisessa muodossa, saavat tilitoimistot liikkumavaraa käsin tehtävän rutiinityön vähentyessä. Työaikaa säästyy esimerkiksi asiakasyritysten neuvontaan ja talouden suunnitteluun.”
Lisätietoja:
Finanssialan Keskusliitto: Kehityspäällikkö Pirjo Ilola puh. 020 793 4255, viestintäpäällikkö Kristiina Siikala puh. 020 793 4273
Taloushallintoliiton puheenjohtaja Vuokko Mäkinen puh. 0500 811 590
Leppävaaran Laskenta, hallituksen puheenjohtaja Tuomas Tahvanainen puh. 050 356 3892